Datenschutzerklärung

Version 1. Bei jeder Einwilligung speichern wir, welcher Version du zugestimmt hast.

Entwurf. Dieser Text wird vor dem Start vom Präsidium der AG EH MED e.V. geprüft.

1. Wer ist verantwortlich?

AG EH MED e.V., [Anschrift], vertreten durch [Vorstand]. Kontakt für alle Datenschutzfragen: kontakt@agehmed-alumni.de. [Falls benannt: Datenschutzbeauftragte Person.]

2. Besuch der Website

Beim Aufruf verarbeitet unser Hoster (goneo Internet GmbH, Deutschland) technisch notwendige Daten wie IP Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Seite in Serverprotokollen. [Speicherdauer laut goneo eintragen.] Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit goneo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Die öffentlichen Seiten (Startseite, Karte, Liste) setzen keine Cookies. Karte und Kartenhintergrund kommen vollständig von unserem eigenen Server, es werden keine Inhalte von anderen Anbietern nachgeladen.

3. Reichweitenmessung mit GoatCounter

Um zu verstehen, welche Seiten genutzt werden, zählen wir Aufrufe einiger öffentlicher Seiten mit GoatCounter (Martin Tournoij, Niederlande). Übermittelt werden die aufgerufene Seite, die Herkunftsseite (nur von anderen Websites), Bildschirmbreite und Browserart. GoatCounter setzt keine Cookies und speichert keine IP Adressen dauerhaft. Seiten, die du über Links aus Mails erreichst, und Seiten nach der Anmeldung werden nicht gezählt. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [Speicherdauer und Auftragsverarbeitung mit GoatCounter klären.]

4. Konto im Alumni Portal

Wenn du dich als AGler registrierst, speichern wir: Name, Mailadresse, Unigruppe und Zeitraum in der AG, Approbationsjahr, Arbeitsstelle (Einrichtung, Abteilung, Fachrichtung, Position), Angebote (Famulatur, PJ, Hospitation), Sichtbarkeitsstufe, freiwillige Kontaktwege sowie den Zeitpunkt deiner Einwilligung. Zweck ist die Vernetzung ehemaliger AGler mit dem Verein und mit Studierenden. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst, am einfachsten durch Löschen des Kontos unter „Konto“.

Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen Link per Mail. Für angemeldete Bereiche setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungscookie.

5. Was ist öffentlich sichtbar?

Du wählst eine von vier Stufen:

1. Nur für den Verein: nicht auf der Karte.
2. Anonym auf der Karte: Einrichtung, Abteilung, Fachrichtung und Angebote, ohne Namen.
3. Kontakt über Weiterleitung: wie Stufe 2, Anfragen werden nach Prüfung an dich weitergeleitet.
4. Kontaktdaten nach Prüfung: wie Stufe 3, zusätzlich sieht die anfragende Person die von dir freigegebenen Kontaktwege 7 Tage lang.

Dein Name, deine Position und deine Kontaktwege erscheinen nie öffentlich. Bei Praxen zeigt die Karte nur den Ort.

6. Kontaktanfragen

Wer über die Karte Kontakt anfragt, gibt Name, Mailadresse, eine kurze Beschreibung und das Anliegen an. Admins und Maintainer des Vereins prüfen jede Anfrage, bevor sie weitergegeben wird. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der anfragenden Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Unbestätigte Anfragen löschen wir nach 48 Stunden, abgeschlossene nach 30 Tagen.

7. Jährliche Abfrage und Löschfristen

1. Einmal im Jahr fragen wir per Mail, ob deine Angaben noch stimmen, mit höchstens zwei Erinnerungen im Abstand von 14 Tagen.
2. Ohne Antwort kennzeichnen wir den Eintrag als „nicht bestätigt“.
3. Nach 3 Jahren ohne Bestätigung deaktivieren wir das Konto; es erscheint nicht mehr auf der Karte.
4. 5 Jahre nach der letzten Bestätigung löschen wir das Konto, nach einer Vorwarnung 30 Tage vorher.
5. Jede Anmeldung zählt als Bestätigung.

Wenn du dein Konto löschst, ist es sofort aus dem Portal entfernt. In unseren verschlüsselten Sicherungen bleibt es noch bis zu 8 Wochen enthalten, danach werden diese automatisch gelöscht.

8. Einladung ehemaliger Mitglieder

Ehemalige Mitglieder laden wir einmalig per Mail an die beim Verein bekannte Adresse ein, mit höchstens einer Erinnerung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, ehemalige Mitglieder über das Angebot zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede Einladung enthält einen Link „Bitte nicht mehr anschreiben“; danach speichern wir nur eine nicht umkehrbare Prüfsumme der Adresse, damit sie nicht erneut eingeladen wird. Nach Abschluss der Einladungsaktion löschen wir die Adressliste.

9. Wer sieht deine Daten?

Admins und vom Präsidium benannte Maintainer des Vereins, soweit für ihre Aufgabe nötig. Unser Hoster goneo als Auftragsverarbeiter. Bei Kontaktanfragen die Personen, an die du eine Anfrage richtest oder die du freigibst. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf deiner Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Unter „Konto“ kannst du deine Daten jederzeit selbst einsehen, herunterladen, ändern und löschen. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei [zuständige Aufsichtsbehörde am Sitz des Vereins].

11. Sicherheit

Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Links aus Mails sind nur einmal oder nur kurz gültig und werden nur als Prüfsumme gespeichert. Der Verwaltungsbereich ist mit einem zweiten Faktor geschützt. Änderungen durch Admins und Maintainer werden protokolliert.